10 Bí quyết xuất khẩu cà phê sang châu Âu dành cho doanh nghiệp mới

10 Bí quyết xuất khẩu cà phê sang châu Âu dành cho doanh nghiệp: Hiểu rõ về các vấn đề thực tiễn của hoạt động xuất khẩu cà phê sang Châu Âu là rất quan trọng để trở thành một nhà xuất khẩu thành công và luôn giữ được vị thế đó. Bài viết này Hải sẽ chia sẻ cho bạn một số bí quyết mà Hải có được về cách xuất khẩu cà phê đúng cách cho khách hàng trên thị trường Châu Âu. Phải công nhận rẳng những thỏa thuận các điều khoản giao hàng và thanh toán phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, chẳng hạn như mối quan hệ giữa bạn và người mua, phương thức vận chuyển, loại cà phê mà bạn cung cấp, cũng như khối lượng và giá trị của lô hàng. Bên cạnh đó, trong bài viết Hải cũng giải thích chi tiết các thuật ngữ trong ngành xuất khẩu để các bạn có thể dễ dàng nắm bắt.

1. Đồng ý về các điều khoản giao hàng nhập khẩu cà phê với khách hàng

Trước khi ký hợp đồng mua bán, hãy luôn đồng ý với khách hàng về các điều khoản nhập khẩu (còn được gọi là điều khoản thương mại quốc tế hoặc International commercial terms or incoterms ). Thời hạn giao hàng được chọn thường phụ thuộc vào sở thích của người mua. Nói chung, các điều khoản Miễn phí Trên tàu (FOB) hoặc Chi phí, Bảo hiểm và Cước phí (CIF) thường được sử dụng.

FOB có nghĩa là khách hàng phải trả tiền vận chuyển và bảo hiểm và có quyền sở hữu hàng hóa tại điểm khởi hành từ cảng của nhà cung cấp. Nếu hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, người mua (hoặc công ty bảo hiểm của họ) phải chịu trách nhiệm. Do đó, điều khoản nhập khẩu này thường được ưu tiên nếu bạn chưa có kinh nghiệm nhiều, vì nó giải toả bạn những áp lực về chịu chi phí và trách nhiệm đối với các quy trình vận chuyển và nhập khẩu.

Theo thời hạn giao hàng CIF, người bán chịu các chi phí vận chuyển và bảo hiểm, đồng thời chịu trách nhiệm về mọi mất mát hoặc hư hỏng đối với hạt cà phê trong quá trình vận chuyển. Như vậy, người bán nên chuẩn bị các tài liệu cụ thể, chẳng hạn như giấy phép xuất khẩu, bảo hiểm và kiểm tra. Khi hàng hóa được tải tại cảng đến mà người mua đã chọn, người mua sẽ phải chịu trách nhiệm.

CIF có thể đắt hơn và rủi ro hơn đối với bạn với tư cách là một nhà xuất khẩu so với FOB. Mặc dù CIF thường không được khuyến khích, nhưng nó cũng có những ưu điểm của nó. Đó là một dịch vụ cho khách hàng của bạn, vì bạn lo điều phối việc vận chuyển và sẽ phải chịu nhiều rủi ro hơn. Nếu bạn quyết định giao hàng theo điều kiện CIF, bạn có thể tính phí tương đối nhiều hơn cho sản phẩm của mình, vì bạn cũng đang cung cấp cho người mua dịch vụ này.

Cost and Freight (CFR) có nghĩa là nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm ký hợp đồng và thanh toán cho việc vận chuyển đến cảng đích của người mua. Sự khác biệt giữa CIF và CFR là trong trường hợp CFR, người mua có trả tiền bảo hiểm, mặc dù nhà xuất khẩu vẫn có thể chịu trách nhiệm về bất kỳ hư hỏng nào phát sinh từ quá trình vận chuyển nếu cà phê vì không được đóng gói đúng cách.

2. Đồng ý về các điều khoản thanh toán đơn hàng với khách hàng

Điều quan trọng là các thỏa thuận về điều khoản thanh toán phải được thực hiện trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào. Hình thức thanh toán phổ biến nhất trong giao dịch cà phê là Tiền mặt Chống Chứng từ –  Cash Against Documents (CAD). Nhà cung cấp sẽ được khách hàng thanh toán qua ngân hàng so với việc giao các chứng từ cần thiết (như hóa đơn và vận đơn). Các chứng từ này được giao cho khách hàng đối với việc thanh toán hối phiếu, có thể được ngân hàng bảo lãnh. CAD ngụ ý rằng bên sở hữu chứng từ cũng sở hữu hàng hóa.

Thư tín dụng –Letter of credit (L/C)  là một hình thức thanh toán khác, trong đó các khoản thanh toán sẽ được thực hiện từ ngân hàng của người mua cho ngân hàng của người xuất khẩu dựa trên các chứng từ nhất định như hóa đơn, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và chất lượng. Cần biết rằng L / C là lựa chọn tốn kém nhất và đòi hỏi nhiều thủ tục giấy tờ. Tuy nhiên, nó lại là phương thức thanh toán an toàn nhất cho một nhà xuất khẩu. Do chi phí thường cao của hình thức thanh toán này, không nhiều thương nhân muốn làm việc với thư tín dụng.

Người mua thường trả tiền cho cà phê sau khi nó đã được kiểm tra và phê duyệt. Luôn luôn hữu ích nếu bạn có một khoảng trống trong hợp đồng về ngày giao hàng, vì bạn thường không thể lường trước được sự chậm trễ hoặc khó khăn trong quy trình sản xuất của mình.

3. Xem xét các lựa chọn tài trợ thương mại

Người mua cà phê đặc sản có thể sẵn sàng tài trợ trước cho quá trình sản xuất của bạn, để bạn có thể trang trải các chi phí liên quan đến sản xuất và xuất khẩu. Nếu người mua quyết định tài trợ trước cho bạn, số tiền có thể dao động từ 20% đến 100% chi phí. Phần còn lại được thanh toán khi đến Châu Âu, nếu cà phê ở trong tình trạng tốt. Tất cả các thỏa thuận mà bạn quản lý để thực hiện sẽ phụ thuộc vào bản chất của mối quan hệ của bạn với người mua, bao gồm cả mức độ tin cậy và cam kết lẫn nhau.

Thay vì tài trợ trước bởi người mua, các nhà nhập khẩu thường muốn bạn làm việc với một ngân hàng để tài trợ thương mại. Các ngân hàng như vậy (ví dụ: Rabo Rural Fund hoặc Root Capital ) có thể cung cấp 60 đến 70% giá trị của hợp đồng do bạn và người mua (có uy tín) ký kết. Lưu ý rằng các ngân hàng này sẽ chỉ cho bạn vay tiền nếu bạn có thành tích vài năm xuất ngoại thành công, nghĩa là không yêu cầu bồi thường và không thiệt hại tài chính.

Những khoản tiền đó sẽ đóng vai trò là vốn lưu động cho tổ chức sản xuất của bạn: bạn có thể mua cà phê hữu cơ chất lượng cao hoặc cà phê hạt từ nông dân của mình và xuất khẩu. Phần tiền còn lại người mua sẽ trả cho bạn khi nhận được cà phê, và số tiền vay được người mua sẽ trả cho ngân hàng. Sau đó, ngân hàng có thể cho bạn vay lại cho các đơn hàng tiếp theo đối với các hợp đồng khác.

4. Soạn thảo hợp đồng mua bán cà phê

Khi bạn đạt được thỏa thuận về tất cả các điều khoản, bạn cần phải soạn thảo hợp đồng mua bán với khách hàng của mình. Các Liên đoàn Cà phê châu Âu cung cấp các hợp đồng cà phê tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng như hướng dẫn cho các hợp đồng của riêng bạn. Trong hầu hết các trường hợp, một hợp đồng được lập bởi người mua ở Châu Âu ở dạng ‘ngắn hạn’.

Bạn cần chú ý đến việc hoàn thành hợp đồng nghiêm ngặt liên quan đến các khoản dự phòng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu và vận chuyển. Điều rất quan trọng là phải làm quen với cả khía cạnh pháp lý và thực tiễn của các điều khoản xuất khẩu và trách nhiệm để ngăn ngừa tranh chấp.

Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào về bất kỳ chi tiết nào trong hợp đồng, người mua và người bán cần thống nhất cách giải quyết và làm rõ bằng văn bản của dự thảo trước khi ký hợp đồng. Khi cả hai bên đã ký hợp đồng, thỏa thuận thương mại được xác nhận. Lưu ý rằng giao dịch cà phê ở Châu Âu được thực hiện bằng đô la Mỹ.

5. Đầu tư vào bao bì cà phê chất lượng tốt để lưu trữ và vận chuyển

Điều kiện mà lô hàng của bạn đến kho của người mua sẽ làm mất uy tín của bạn. Vì vậy, bạn nên đầu tư vào bao bì chất lượng tốt để bảo vệ hạt cà phê của bạn trong quá trình bảo quản và vận chuyển. Bao bì kém chất lượng sẽ tác động tiêu cực đến chất lượng cà phê của bạn và do đó làm tổn hại đến niềm tin của người mua đối với công ty của bạn.

Loại bao bì được sử dụng và ai chịu trách nhiệm về chi phí cho việc đóng gói nói trên phải được thỏa thuận trong hợp đồng. Trong mọi trường hợp, hạt cà phê cần được bảo quản và vận chuyển trong điều kiện khô mát, thông gió thích hợp. Không có gì lạ khi gửi các mẫu về kích thước, chất liệu và thiết kế bao bì của bạn cho những người mua tiềm năng trước khi thực hiện một lô hàng lớn.

Các lựa chọn đóng gói phổ biến là túi đay và túi vải bố cũng như túi nhựa. Đay và vải bố không bảo vệ chống ẩm, trong khi túi ni lông bảo vệ tốt hơn nhưng vẫn có thể để hơi ẩm. Do đó, cà phê đặc sản thường được đóng gói trong Grainpro hoặc Videplast trước khi đóng gói trong túi đay. Các loại cà phê đặc sản độc quyền nhất được đóng gói hút chân không để đảm bảo chất lượng. Lưu ý rằng bao bì thân thiện với môi trường ngày càng được người mua đánh giá cao, vì vậy bạn có thể cân nhắc các loại túi có thể tái sử dụng.

6. Tổ chức vận tải và hậu cần một cách hiệu quả

Khi bạn không có đủ khối lượng để xuất khẩu cà phê sang Châu Âu nguyên container – Full Container Loads (FCL), bạn phải cố gắng tìm các giải pháp hậu cần tiết kiệm để giảm chi phí. Ví dụ: bạn có thể xem xét các tùy chọn vận chuyển của các lô hàng vận chuyển đường biển nhỏ cho phép Container Less than Container Loads (LCL). Tuy nhiên, nhận ra rằng các thùng chứa không đầy sẽ dễ bị hư hỏng hơn trong quá trình vận chuyển, vì các túi có thể di chuyển xung quanh thùng chứa khi chúng không được đóng gói chắc chắn.

Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên chọn giải pháp gom hàng, có nghĩa là người giao nhận hoặc đại lý sẽ tổ chức nhiều chuyến hàng LCL vào một container. Việc tìm kiếm các lô cà phê khác có cùng cảng đích có thể gây ra sự chậm trễ trong việc xuất khẩu cà phê sang Châu Âu của bạn nhưng sẽ giảm chi phí đáng kể. Lưu ý rằng cà phê hữu cơ không thể được vận chuyển trong cùng một thùng chứa với cà phê phi hữu cơ vì có nguy cơ nhiễm chéo.

7. Đáp ứng yêu cầu xuất khẩu theo luật xuất khẩu cà phê sang Châu Âu

Bạn chỉ có thể xuất khẩu cà phê sang Châu Âu nếu bạn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo luật xuất khẩu của Việt Nam. Điều quan trọng là bạn phải biết và hiểu các thủ tục pháp lý theo yêu cầu của Luật xuất khẩu. Bạn có thể truy cập các yêu cầu tại trang web của Bộ Thương mại hoặc trên cổng thương mại địa phương của quốc gia bạn (ví dụ: Rwanda , Ấn Độ và Brazil ). Nếu bạn muốn xuất khẩu sản phẩm của mình, bạn phải chuẩn bị sẵn các tài liệu sau: giấy phép xuất khẩu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, danh sách đóng gói, tất cả các giấy phép cần thiết, vận đơn và bằng chứng thanh toán thuế quan.

Ngoài ra, Tổ chức Cà phê Quốc tế đã đưa ra các mục tiêu tự nguyện về tiêu chuẩn xuất khẩu chất lượng tối thiểu đối với Arabica và Robusta theo nghị quyết 420. Nghị quyết này nhằm mục đích giảm xuất khẩu đậu kém chất lượng trên toàn thế giới. Các nhà xuất khẩu cà phê nên tuân thủ chặt chẽ nghị quyết này, ngoại trừ việc xuất khẩu cà phê đặc sản có thể được miễn trừ khi điều này được đề cập rõ ràng trong Giấy chứng nhận xuất xứ.

8. Thỏa thuận rõ ràng về bảo hiểm xuất khẩu

Bảo hiểm hàng hải cung cấp dịch vụ bảo vệ chống lại những tổn thất của hàng hóa được vận chuyển trên tàu và thuyền. Chi phí bảo hiểm thường do người mua, người sắp xếp thủ tục và các thủ tục giấy tờ liên quan với công ty bảo hiểm của họ. Tuy nhiên, nếu nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm bảo hiểm (ví dụ theo hợp đồng CIF), thì nhà xuất khẩu phải cung cấp giấy chứng nhận bảo hiểm do một công ty bảo hiểm có uy tín cấp. Bạn có thể tự thu xếp bảo hiểm hoặc làm việc thông qua một nhà môi giới.

Giấy chứng nhận bảo hiểm phải chứng minh rằng bảo hiểm đã được thực hiện theo các điều khoản của hợp đồng mua bán và phải cho phép người mua yêu cầu bồi thường mọi tổn thất trực tiếp từ công ty bảo hiểm. Việc bồi thường được áp dụng do các yếu tố như tổn thất toàn bộ hàng hóa, thiệt hại về nước do thùng chứa bị rò rỉ, hư hỏng do tai nạn tàu hoặc rơi thùng trong quá trình xếp hàng.

Lưu ý rằng các công ty bảo hiểm sẽ không bồi hoàn các chi phí liên quan đến sự cố vận chuyển do các yếu tố bên ngoài không thể kiểm soát được (như thiên tai, chiến tranh, bạo loạn, hỏa hoạn, v.v.).

9. Được thông báo đầy đủ về các thủ tục hải quan nhập khẩu

Tất cả hàng hóa nhập khẩu vào EU phải được khai báo với cơ quan hải quan tương ứng bằng cách điền vào Chứng từ hành chính duy nhất  –  Single Administrative Document(SAD). Cùng với SAD, bạn phải cung cấp cho các cơ quan chức năng, trong số những tài liệu vận chuyển hàng hóa, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận kiểm tra, bằng chứng xuất xứ – proof of origin và tờ khai trị giá hải quan – customs value declaration (nếu giá trị hàng hóa vượt quá € 20.000).

Là một nhà xuất khẩu, bạn xuất hóa đơn thương mại – commercial invoice cho người mua để tính tiền cà phê. Hóa đơn phải bao gồm các thông tin sau:

• Chi tiết liên hệ của người mua và nhà cung cấp (tên và địa chỉ)
• Ngày
• Số hóa đơn
• Tham khảo để đặt hàng
• Giá trị hóa đơn và đơn vị tiền tệ thanh toán
• Điều kiện thanh toán
• Điều kiện giao hàng

Liên minh châu Âu không áp dụng bất kỳ mức thuế nào đối với hạt cà phê xanh, bất kể nước xuất xứ. Biểu thuế có thể áp dụng cho cà phê rang, như bảng dưới đây cho thấy. Để xem liệu quốc gia của bạn có thuộc Chương trình ưu đãi chung (GSP) hay Mọi thứ trừ vũ khí (EBA), hãy tham khảo Bộ phận trợ giúp của EU và truy cập danh sách các quốc gia thụ hưởng hiện tại . Tham khảo trang này để xem liệu quốc gia của bạn có Hiệp định Đối tác Kinh tế (EPA) hay Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) với EU hay không.

Bảng 1. Thuế quan của EU đối với hạt cà phê nhân và cà phê rang

Gốc	Cà phê xanh, không khử caffein	Cà phê rang xay, chưa tách cafein (090121)
Bất kỳ quốc gia nào	0%	7.5%
GSP	0%	2.6%
GSP +	0%	0%
EBA	0%	0%
EPA / FTA	0%	0%

 Nguồn: Cơ sở dữ liệu TARIC

10. Liên hệ với các tổ chức cung cấp dịch vụ hỗ trợ xuất khẩu cà phê

Là một nhà xuất khẩu cà phê, bạn cần phải xử lý nhiều tài liệu, hậu cần và các yêu cầu. Có những tổ chức chuyên giúp bạn về các khía cạnh kỹ thuật và / hoặc thực tế trong việc tổ chức xuất khẩu cà phê sang Châu Âu của bạn.

Công ty môi giới hải quan giúp bạn xử lý các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu. Họ sẽ hỗ trợ các nhà xuất khẩu và nhập khẩu trong việc đáp ứng các yêu cầu nhập khẩu của Châu Âu, lo tất cả các thủ tục nhập cảnh, yêu cầu và định giá. Tham khảo danh sách thành viên của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Môi giới Hải quan hoặc danh sách thành viên của CONFIAD Pan European Network để tìm các nhà môi giới tùy chỉnh ở quốc gia mục tiêu của bạn.

Nhân viên giao nhận hàng hóa giúp bạn sắp xếp hậu cần, vận chuyển và chuyển phát hàng hóa đi Châu Âu. Lưu ý rằng nhiều công ty giao nhận cũng cung cấp dịch vụ môi giới tùy chỉnh. Tham khảo Hiệp hội Giao nhận Quốc tế , Hiệp hội Giao nhận Vận tải Châu Âu hoặc danh sách này trên Ezilon Europe để tìm danh sách các đại lý và công ty giao nhận. Đảm bảo làm việc với ai đó cung cấp tùy chọn gom hàng, nghĩa là đơn hàng của bạn sẽ được vận chuyển cùng với đơn hàng của những người khác. Điều này có thể làm giảm chi phí vận chuyển.

Lê Bá Hải