Quy trình làm hợp đồng dành cho nhà xuất nhập khẩu cà phê (giải thích chi tiết)

Có rất nhiều đặc quyền để trở thành nhà nhập khẩu cà phê: đi du lịch đến nước trồng cà phê, gặp gỡ người sản xuất, trải nghiệm thu hoạch cà phê… Tuy nhiên, công việc hấp dẫn này cũng đòi hỏi kiến ​​thức vững chắc về hợp đồng, phương thức vận chuyển và hơn thế nữa.

Các điều khoản hợp đồng và được thỏa thuận với nhau rất quan trọng đối với “độ bền” của các mối quan hệ thương mại – cho dù đó là quan hệ đối tác thương mại trực tiếp lâu dài hay giao dịch một lần. Sử dụng một ngôn ngữ chung để mua và vận chuyển cà phê có thể giúp tránh nhầm lẫn và hợp lý hóa một quy trình phức tạp, kéo dài.

Chúng ta hãy xem xét một số điều khoản hợp đồng phổ biến và định nghĩa của chúng. Điều này sẽ bao gồm một số cách quan trọng nhất mà hợp đồng mô tả việc lấy mẫu, chất lượng, chuyển rủi ro và thanh toán.

Cam kết về mẫu và chất lượng của cà phê – SAMPLES & QUALITY

Nếm và duyệt mẫu cà phê trước khi mua là một giai đoạn quan trọng trong quá trình mua cà phê. Có nhiều bước khác nhau trong chuỗi cung ứng khi cà phê có thể được lấy mẫu. Cả hai chất lượng thể chất và mùi vị sẽ được phân tích.

Hãy chia nhỏ một số loại mẫu:

• Mẫu loại: Đây là mẫu không đại diện, có nghĩa là nó không tương ứng trực tiếp với lô cà phê cụ thể để bán. Nó có thể được sử dụng như một lời giới thiệu cho một mối quan hệ mới (ví dụ: “Đây là loại cà phê chúng tôi được các nhà nhập khác ưa chuộng”) hoặc thay thế cho nhiều mẫu đại diện trong một thời gian dài có số lượng nhiều (ví dụ: “Đây là nhập mẫu cho 10 container mà chúng tôi sẽ bán cho bạn trong mùa này Robusta S18, S16 ”).
• Mẫu đại diện hoặc mẫu kho (Representative or Stocklot Sample): Loại mẫu này tương ứng trực tiếp với một lượng cà phê cụ thể tại một địa điểm  và thời điểm xác định. Các mẫu đại diện thường được lấy từ nhiều túi của cùng một kho dự trữ để cố gắng cung cấp một mô tả toàn diện và chính xác về cà phê. Tuy nhiên, các tiêu chuẩn khác nhau giữa các nhà kho, vùng miền, nhà vườn và thời gian thu hoạch.
• Mẫu đề nghị (Offer Sample): Mẫu cà phê đại diện hoặc dự trữ được “cung cấp” với số lượng có sẵn để mua. Loại mẫu này không được liên kết với hợp đồng hiện có. Tuy nhiên, nếu người mua thích nó, nó có thể được sử dụng để chốt đơn hàng trước khi giao hàng trong một số trường hợp.
• Mẫu trước khi giao hàng – Pre-Shipment Sample (PSS) : Thường được cung cấp dưới dạng “tùy chọn thực hiện” cho các thỏa thuận hiện có, đây thường là điểm không thể trả lại cho người mua. Cà phê được đề cập có thể đã được xay và sẵn sàng để vận chuyển, hoặc mẫu có thể đã được chuẩn bị đặc biệt trước khi xay khô. Trong cả hai trường hợp, việc phê duyệt PSS được coi là một thỏa thuận để tiến tới việc chuẩn bị và xuất khẩu cà phê thành phẩm cho người mua.

Mẫu chất lượng kém & Yêu cầu hợp đồng (Poor-Quality Samples & Contractual Requirements)

Đặt ra các tiêu chuẩn chất lượng nhất định có thể là một phần quan trọng trong việc xây dựng hợp đồng giữa người mua và người bán cà phê. Điều quan trọng là phải nhớ các vai trò khác nhau mà những người đóng góp trong chuỗi cung ứng sẽ có về chất lượng. Ví dụ, một người nông dân có thể không kiểm soát được thời gian vận chuyển đại dương hoặc kích thước màn hình của hạt đậu. Hãy ghi nhớ điều này, các hợp đồng và kỳ vọng phải tính đến thời gian và địa điểm cà phê được lấy mẫu, và ai là người chịu trách nhiệm bảo quản chất lượng cà phê tại bất kỳ thời điểm nào.

Một thuật ngữ phổ biến được sử dụng trong hợp đồng là SAS , hoặc ” Đối tượng để phê duyệt mẫu ” – Subject to Approval of Sample. Đây là nơi người mua sẽ ký hợp đồng với người bán trước khi nhận mẫu. Tuy nhiên, việc thực hiện hợp đồng đó phụ thuộc vào việc phê duyệt mẫu. Người mua không cần phải mua cà phê, hoặc biện minh cho quyết định của họ, ngoài việc nói rằng cà phê không đạt tiêu chuẩn chất lượng của họ. (Mặc dù phản hồi cho người bán có thể khá hữu ích cho họ.)

Các điều khoản của SAS có thể là “ không chấp thuận, không bán ” – “no approval, no sale” ( NANS ). Ngoài ra, chúng có thể là “ thay thế ” (hoặc “ lặp lại ”) – replace” (or “repeat”), nghĩa là một mẫu trước khi giao hàng mới sẽ được cung cấp thay cho mẫu bị từ chối. Trong một số trường hợp, người bán có thể cung cấp nhiều tùy chọn cho người mua.

Khi một PSS được phê duyệt và cà phê được vận chuyển nhưng đến trạng thái khác với dự kiến ​​(ví dụ, chất lượng cảm quan giảm hoặc số lượng khuyết tật trong cà phê lớn), thường không cần trọng tài. Thông thường, các lô hàng có chất lượng vật lý hoặc cảm quan đáng thất vọng có thể dẫn đến “công bố” về chất lượng. Đây là nơi người mua yêu cầu giảm giá khi mua hàng trong tương lai hoặc hoàn lại một phần tiền từ người bán. Những tranh chấp này thường có thể được giải quyết một cách thân thiện nếu các kênh giao tiếp cởi mở và rõ ràng.

ĐIỀU KHOẢN & RỦI RO VẬN CHUYỂN – (SHIPPING TERMS & RISK)

Các chi tiết về lô hàng, bảo hiểm và quyền sở hữu rủi ro có thể khiến người mua và nhà sản xuất sợ hãi – đặc biệt là do có nhiều chữ viết tắt và cụm từ dành riêng cho ngành được sử dụng!

Khi người mua cam kết mua cà phê với giá mỗi pound, giá mỗi pound đó thực sự bao gồm nhiều thứ hơn là chỉ bản thân sản phẩm. Nó bao gồm chi phí của những thứ như lao động, phân bón, xử lý sau thu hoạch, bảo quản và một phần hoặc toàn bộ chi phí vận chuyển và bảo hiểm ở các mức độ khác nhau. Điều này có thể thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào các điều khoản của hợp đồng.

Do đó, cả người mua và người bán phải rõ ràng về việc ai chịu trách nhiệm vận chuyển những gì, ở đâu và khi nào. Incoterms (Điều khoản Thương mại Quốc tế) là một tập hợp các điều khoản được định nghĩa bởi Phòng Thương mại Quốc tế; chúng được sử dụng rộng rãi trên khắp các thị trường giao dịch hàng hóa. Họ làm rõ ai chịu trách nhiệm đảm bảo cà phê (trong trường hợp của chúng tôi) đến được một địa điểm xác định trước và ai là người chịu rủi ro .

(Chúng tôi sử dụng “chuyển giao rủi ro” này để hiểu ai là người chịu trách nhiệm trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng hạt cà phê. Đôi khi bên thanh toán cho việc vận chuyển không phải là bên có rủi ro.)

Hãy nhớ rằng đối với mục đích của chúng tôi, trong hầu hết các trường hợp, người bán sẽ là nhà xuất khẩu hoặc nhà sản xuất và người mua sẽ là nhà nhập khẩu hoặc rang xay.

Các loại vận chuyển phổ biến nhất:

• FOB – “Miễn phí lên tàu”: Điều này có nghĩa là người bán phải giao cà phê lên tàu tại cảng ở quốc gia nhận hàng. Mọi chi phí vận chuyển đường bộ từ nhà máy hoặc kho hàng đến cảng xuất xứ phải do người bán thanh toán. Người mua đồng ý đặt và thanh toán phí vận chuyển nước ngoài, bảo hiểm, và bất kỳ chi phí vận chuyển / vận chuyển, hải quan và vận tải đường bộ nào phát sinh khi đến cảng đến.
• FAS – “Free Alongside Ship”: Người bán chấp nhận rủi ro tại bến tàu hơn là trên tàu.
• FOT – “Miễn phí trên xe tải”: Người mua, không phải người bán, được yêu cầu tổ chức và thanh toán cho việc vận chuyển đường bộ đến bến tàu và chịu mọi phí xếp dỡ và xếp dỡ tại cảng. Việc chuyển rủi ro xảy ra khi cà phê được chất lên xe tải từ một nhà kho nhất định.

Các điều khoản FOB, FOT và FAS thường được theo sau bởi địa điểm chuyển tiền, ví dụ: FOB Buenaventura hoặc FOT Kigali. Những điều khoản này có ý nghĩa quan trọng nhất đối với những người mua thương mại trực tiếp và những nhà nhập khẩu cà phê, vì chúng là những thuật ngữ phổ biến nhất để mua trực tiếp từ nông dân hoặc nhà xuất khẩu.

Các loại vận chuyển khác mà bạn có thể trải nghiệm:

• CFR / CIF – “Cost and Freight” / “Cost, Insurance and Freight”: Giống như FOB và FOT, rủi ro chuyển giao CFR và CIF khi cà phê đã ở trên tàu biển. Sự khác biệt là người bán, không phải người mua, chịu trách nhiệm ký hợp đồng và thanh toán cho việc vận chuyển nước ngoài. Trong trường hợp CIF, người bán cũng phải cung cấp mức bảo hiểm tối thiểu. Trong cả hai trường hợp này, vị trí sẽ được liệt kê là cảng đích (ví dụ: CFR New York).
• EXW – “Ex Works” hoặc đôi khi là “Ex Warehouse”: Hơi giống FOT, điều này cho thấy rằng người mua chịu trách nhiệm về việc vận chuyển đường bộ. Tuy nhiên, đối với EXW không có lô hàng ở nước ngoài . Hầu hết doanh số bán cà phê trong nước sẽ chuyển quyền sở hữu theo cách này, chẳng hạn như một nhà rang xay sẽ mua cà phê EXW “giao ngay” hoặc đến từ kho của một nhà nhập khẩu và cũng phải trả thêm chi phí vận chuyển bằng đường bộ đến cơ sở của họ. Trong cuộc trò chuyện thông thường, một nhà giao dịch có thể nói “Ex Oakland” hoặc “Ex Continental”; điều này chỉ ra rằng cà phê đang đến từ một nhà kho ở Oakland hoặc Continental Terminals ở New Jersey, tương ứng.
• FCA / CPT / CIP – “Miễn phí vận chuyển” / “Vận chuyển trả tiền đến” / “Vận chuyển và bảo hiểm trả cho”: Các phiên bản vận chuyển đường bộ của CFR và CIF, có nghĩa là người bán – không phải người mua – sắp xếp và thanh toán cho đường bộ vận chuyển. FCA mang cà phê đến tận cửa nhà của người mua, trong khi CPT và CIP sẽ chỉ định một địa điểm cụ thể khác với địa chỉ của người mua.
• DAT / DAP / DDP – “Giao tại nhà ga” / “Giao tận nơi” / “Đã trả tiền nghĩa vụ đã giao”: Những điều này cho biết việc giao hàng có rủi ro, nghĩa là người mua không nên cho rằng cà phê sẽ được giao đến tận nhà của họ. Thay vào đó, người bán tránh rủi ro tại bến cảng hoặc một địa điểm cụ thể khác (“tại chỗ”). Các điều khoản Duty Paid yêu cầu người bán cũng phải trả tiền nhập khẩu và hải quan. Sau đó, người mua phải thu xếp cho bất kỳ khoản phí nào không được bảo hiểm tại các bến tàu, cộng với việc vận chuyển đường bộ và bảo hiểm.

Tải trọng container: Định nghĩa hợp đồng

Các phương pháp vận chuyển container hiện đại gần như đã thay thế hoàn toàn các phương thức vận chuyển cũ khi các bao được chất lỏng lên tàu (được gọi là “hàng rời”). Nhưng bao nhiêu là một container?

Trong hầu hết các trường hợp, các container được vận chuyển dưới dạng Full Container Load (FCL) . Điều này được định nghĩa một cách lỏng lẻo: nó chỉ đơn giản cho biết rằng thùng chứa đã được lấp đầy.

Phổ biến nhất, cà phê được đóng gói trong các túi đay (hoặc loại sợi tương tự) 60-70 kg. Các container 20 feet được sử dụng phổ biến thường được chất đầy vào khoảng 325 bao 60kg hoặc 275 bao 70kg, mặc dù con số có thể thay đổi một chút tùy thuộc vào tổ chức hoặc người “nhồi” (chất) vào container.

Trong một số trường hợp, Tải trọng Dưới Container (LCL) – Less than Container Loads được chấp nhận… nhưng hãy nhớ rằng phí vận chuyển cả về không gian và trọng lượng. Do đó, việc vận chuyển hàng đầy tải sẽ rẻ hơn. Các thùng chứa một phần cũng dễ bị hư hại hơn trong quá trình vận chuyển vì các vật chứa bên trong bị lỏng lẻo, thay vì được đóng gói chắc chắn.

Bằng chứng về Lô hàng

Một điều cuối cùng về vận chuyển: thông thường bao gồm Lời khuyên về Lô hàng trong hợp đồng. Điều này đòi hỏi người bán phải thông báo cho người mua càng sớm càng tốt về ngày lên tàu và các thông tin về hãng tàu liên quan khác.

Ngoài lời khuyên vận chuyển này, người bán hầu như luôn luôn phải cung cấp cho người mua Vận đơn “sạch” (nghĩa là cà phê dường như không bị hư hại trong quá trình vận chuyển) (B / L hoặc BoL) Bill of Lading. Tài liệu quan trọng này cần thiết để làm thủ tục hải quan và thường là yếu tố kích hoạt chuyển tiền.

ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN

Incoterms nêu bật sự phức tạp và tầm quan trọng của sự rõ ràng trong lô hàng – tuy nhiên, chúng chỉ đề cập đến lô hàng. Họ không giải quyết trực tiếp việc chuyển tiền hoặc quyền sở hữu thực tế. Điều này được thực hiện riêng biệt.

Trong trường hợp trao đổi thương mại trực tiếp hoặc mua cà phê theo điều kiện FOB (ví dụ), việc thanh toán thường được mong đợi khi người mua nhận được Vận đơn. Đây thường là hình thức chuyển khoản ngân hàng. Một số hợp đồng quy định sự cần thiết phải nhận B / L vật lý trong khi những hợp đồng khác có thể chấp nhận bản sao kỹ thuật số.

Tín dụng & Cam kết mua

Việc các nhà xuất khẩu và nông dân cấp tín dụng cho người mua cà phê là không phổ biến. Thay vào đó, điều ngược lại có thể xảy ra: người nông dân hoặc nhà xuất khẩu có thể yêu cầu trước một cam kết mua hàng đã ký chính thức từ người mua.

Điều này có thể cho phép nhà cung cấp đảm bảo tài chính trước cho các chi phí xử lý và vận chuyển đường bộ, chẳng hạn. Trồng và chế biến cà phê thường được các chủ ngân hàng coi là khoản đầu tư mạo hiểm. Các lựa chọn tài chính có thể bị hạn chế đối với nông dân nếu không có người mua cam kết.

Tuy nhiên, các điều khoản tín dụng từ nhà nhập khẩu đến nhà rang xay phổ biến hơn nhiều. Một hồ sơ tín dụng tốt có thể dẫn đến mối quan hệ thân thiện với người bán cà phê trong nước, người có khả năng mở rộng tài chính cho nhà rang xay.

Các điều khoản tín dụng thường bao gồm hai điều: số tiền phải thanh toán và khung thời gian thanh toán. Một ví dụ phổ biến có thể là “Net 30” trong đó người mua phải giải quyết số dư chưa thanh toán (tổng “net”) trong vòng 30 ngày.

Đôi khi, điều này có thể được đặt trước bởi một bộ số bổ sung – và trong một số trường hợp, chiết khấu có thể được cung cấp cho các khoản thanh toán sớm. Điều đó có thể giống như sau: “2/10 Net 30” Trong ví dụ này, người mua có 30 ngày để thanh toán số dư ròng, nhưng nếu thanh toán trong vòng 10 ngày, họ sẽ nhận được chiết khấu 2%.

Mua cà phê có thể là một công việc ly kỳ, nhưng để thành công, bạn nên trang bị cho mình những công cụ và kiến ​​thức thích hợp về nghề này. Việc hiểu rõ các điều khoản hợp đồng và thủ tục lấy mẫu sẽ giúp bạn có được cà phê ngon và có mối quan hệ tuyệt vời với nông dân, nhà sản xuất, nhà cung cấp và người bán.

Tuy nhiên, có lẽ lời khuyên quan trọng nhất mà tôi có thể đưa ra là: nếu bạn không hiểu điều gì đó, hãy hỏi! Bạn có ít mất mát khi đặt câu hỏi hơn là chấp nhận các điều khoản mà bạn không đồng ý.